OA办公自动化系统中的知识管理不仅仅是技术，不仅仅是文档管理，不仅仅是IT应用产品，不仅仅是ERP、CRM等的补充。实际上，我们从“企业资源计划”(ERP)到“知识管理”的字面含义上，就不难识别其中隐藏的管理思想的革命，即从“资源”观到“知识”观的跃迁。
未来财富的来源主要是知识，知识工作者将是最有生命力的资产。管理者的重要任务之一，就是要对知识工作和知识工作者进行管理，也即“知识”管理。
四个方面：知识管理的必然性
我们可以从四个方面认识知识管理的必然性，这对我们制定知识战略很重要，并在OA办公自动化系统得以推行。
从生命周期理论来看，产品、技术、企业或某种事业，都有一个从产生到消亡的周期，具体包括培育期、成长期、成熟期和衰退期四个阶段。追求可持续成长，就是要超越特定产品、技术和事业领域的制约，使企业获得更长更好的生存空间。企业的这种成长和突破过程，是同企业的知识积累和创新密切相关的。企业知识的积聚过程曲线是一种由知识的量的积累到质的突破相结合的过程，也是一种从持续学习到知识创新的过程。
企业的每一次成长期都是基于该时期的企业知识的，在此成长期中，企业知识存量不断增加，但同时企业沿着这条路径的成长历史可能会限制企业的选择，企业需 要在内部实现知识创新，或从外部学习到“额外”的知识，形成新的知识基础，这样才能使企业进入新的成长阶段，实现可持续发展。同时，在每个成长时期，知识 的积聚对企业的可持续成长也至关重要，它能够使企业经营优化、成长速度加快，获得更大的提升空间。
从企业的竞争优势来看，知识将 是形成竞争优势的主要来源。如果我们回顾一下企业不同时期的竞争战略的聚焦点，就可以发现它大致经历了由“基于资源的积累过程”到“基于能力的资源配置过 程”再到“基于知识的能力创新过程”三个阶段。企业资源计划(ERP，Enterprise Resource Management)，是“基于能力的资源配置过程”的典型体现。而测度企业竞争优势的四个基本尺度，即创新能力、难以模仿、可持续性以及学习能力，也 都依赖于知识。
从企业运作来看，随着竞争的加剧以及变化幅度的增加，企业对知识的需求也越来越从简单走向复杂化，需要充分挖掘、利用和创新企业的知识，并将之以最快的速度应用于竞争。企业运作模式呈现知识化趋向，如表1所示。
三个要素：我们如何认识知识管理(OA办公自动化系统中的重要模块)?
在认识到知识管理的必然性后，我们还要对知识管理的内涵有一个中肯的了解。
根据我们在知识管理方面的实践，借鉴国内外权威机构和专家对知识管理的内涵的阐述，可以得到下面对知识管理的三点界定：
1.知识管理是一个知识生产以及利用的过程。
2.知识管理需要相关技术和企业内部结构的支撑，要建立一个知识交流的技术和制度环境。
3.知识管理需要充分与人相联系。
首先是知识管理的内容来源层面，强调知识管理主要是对各种知识内容及其过程的管理;第二点是知识管理的活动层面，强调知识管理不仅仅是技术相关性问题，而是对“人、过程、技术”的有机集成;第三点是知识管理的价值层面，强调知识管理需要实现特定价值，主要表现为，它有利于提高个人和组织的智商，有利于实现企业的业务目标和知识愿景，有利于取得直接的经济绩效，等等。
所以，实现知识管理将是一个非常复杂的过程，它不仅需要一定的IT的硬环境的支撑，而且要以软环境为基础，包括战略和领导的支持、文化、价值观等，所有这些都需综合考虑。换句话说，知识管理就是要实现知识内容、知识活动以及知识价值的总体平衡(如图3所示)。
在实现知识管理的“内容、活动以及价值”的总体平衡基础上，在“内容、活动以及价值”的每个层面都有其自身的平衡。如知识内容需要实现隐性知识和显性知 识的平衡，知识活动则需要实现人/文化、过程以及技术的平衡，而知识价值则需要实现个人智商和组织智商的平衡、有形效益和无形效益的平衡等等。
在知识“内容”的平衡方面，对于不同性质的知识，需要实现由隐性知识到隐性知识的知识社会化管理，由隐性知识到显性知识的知识明晰化管理，由显性知识到 显性知识的知识关联化管理，以及由显性知识转换为隐性知识的知识内省化管理。对于个人和组织知识来说，要实现两者之间的互动平衡。在企业的具体决策行为 中，个人知识和组织知识的互动是经常发生的，如产品设计小组、诊断专家小组等。
在知识“活动”的平衡方面，首先，在知识活动中，需要紧紧抓住知识管理的核心过程――知识的创 造、储存、分享、应用、更新，并结合软、硬环境的建设，将企业文化、信息技术和知识核心过程有机联系，创建出完整的知识活动。其次，除了以IT为基础来建 立网络化的知识社区，还要重视实体的知识社区。只有全体员工积极参与实体及虚拟的知识社区，企业的知识管理系统才会真正启动，知识分享的文化才会被实践。
知识价值的“平衡”，企业在实施知识管理过程中，应以平衡记分卡的财务、客户、学习以及过程这四个基本面为参考，在协助企业创造利润的同时，兼顾员工持续学习成长、客户满意和企业过程不断更新，才能真正创造出持续性的知识价值。